Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Hinweis je Land

Worum es bei der Kleinunternehmer-Rechnung geht

Als Kleinunternehmer verrechnen Sie keine Umsatzsteuer, eine korrekte Rechnung brauchen Sie trotzdem. Die Kleinunternehmer-Rechnung ist Ihr wichtigster Beleg für das Finanzamt, für Ihre Buchhaltung und für den Kunden. Fehlt der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder steht versehentlich Umsatzsteuer darauf, kann das Geld kosten.

Für Kleinunternehmer sind die Regeln in Österreich und Deutschland einfacher als für umsatzsteuerpflichtige Betriebe. Beide Länder erlauben eine verkürzte Rechnung. In der Schweiz gibt es keine eigene Kleinunternehmer-Rechnung, dafür eine klare Grenze: Wer nicht für die Mehrwertsteuer eingetragen ist, darf die Steuer auf der Rechnung gar nicht erwähnen.

Ob Sie überhaupt Kleinunternehmer sind, hängt von Ihrem Umsatz ab. Österreich setzt die Grenze bei 55.000 Euro Jahresumsatz, Deutschland bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, die Schweiz bei CHF 100.000. Die genauen Regeln erklärt die Seite Grundlagen: Kleinunternehmerregelung.

Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen

Eine Pflicht zur Rechnung besteht vor allem dann, wenn Ihr Kunde selbst Unternehmer ist. In Österreich und Deutschland müssen Sie bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 11 Abs. 1 UStG in Österreich, § 14 Abs. 2 UStG in Deutschland).

Bei Privatkunden sind Sie zur Rechnung berechtigt, aber nicht verpflichtet. Trotzdem lohnt sich ein Beleg für jede Einnahme, weil Sie Ihre Einnahmen ohnehin aufzeichnen müssen. In Österreich kommt bei Barzahlungen eine eigene Pflicht dazu, mehr dazu im Abschnitt zur Registrierkasse.

In der Schweiz stellen Steuerpflichtige nach Art. 26 MWSTG eine Rechnung aus, wenn der Kunde sie verlangt. Ohne MWST-Pflicht regelt das Mehrwertsteuergesetz den Inhalt Ihrer Rechnung nicht. Üblich und sinnvoll ist eine Rechnung aber auch dann, schon weil Sie Einnahmen belegen müssen.

Pflichtangaben auf der Rechnung als Kleinunternehmer je Land

Die Pflichtangaben unterscheiden sich vor allem darin, ob Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer vorgeschrieben sind. Die Tabelle fasst die Mindestangaben für Kleinunternehmer zusammen (Stand Oktober 2026).

Angabe	Österreich (§ 11 Abs. 6 UStG)	Deutschland (§ 34a UStDV)	Schweiz ohne MWST-Pflicht
Ihr Name und Ihre Anschrift	Pflicht	Pflicht	sinnvoll
Name und Anschrift des Kunden	nicht vorgeschrieben	Pflicht	sinnvoll
Steuernummer oder USt-IdNr.	nicht vorgeschrieben	Pflicht, eine der beiden	keine MWST-Nummer vorhanden
Ausstellungsdatum	Pflicht	Pflicht	sinnvoll
Fortlaufende Rechnungsnummer	nicht vorgeschrieben	nicht vorgeschrieben	sinnvoll
Menge und Art der Leistung	Pflicht	Pflicht	sinnvoll
Datum oder Zeitraum der Leistung	Pflicht	nicht vorgeschrieben	sinnvoll
Betrag	Gesamtbetrag in einer Summe	Entgelt in einer Summe	sinnvoll
Steuer	Steuersatz, praktisch der Hinweis auf die Befreiung	Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG	kein Hinweis auf die Steuer erlaubt

„Nicht vorgeschrieben“ heißt nicht „verboten“: Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Kundendaten gehören in der Regel trotzdem auf jede Rechnung, weil sie Buchhaltung und Rückfragen erleichtern.

Österreich: die vereinfachte Rechnung

Kleinunternehmer mit der Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG dürfen nach § 11 Abs. 6 UStG die vereinfachte Rechnung verwenden, und zwar unabhängig vom Betrag. Neben dem Ausstellungsdatum genügen dann fünf Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz.

Für andere Unternehmer gilt die vereinfachte Rechnung nur bis 400 Euro brutto, das ist die Kleinbetragsrechnung. Laut Unternehmensserviceportal kann sie im Versandhandel nicht angewendet werden. Außerdem schließt § 11 Abs. 6 UStG die vereinfachte Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte Fälle des Übergangs der Steuerschuld aus. Für Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland brauchen Sie also eine vollständige Rechnung.

Bei einer vollständigen Rechnung verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG im Fall einer Steuerbefreiung ausdrücklich einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Üblich ist ein Satz wie „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“. Diesen Satz setzen Sie am besten auf jede Rechnung, auch auf vereinfachte. So ist für Kunden und Finanzamt sofort klar, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Deutschland: die Kleinunternehmer-Rechnung

Für Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG nennt § 34a UStDV die Mindestangaben. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden sowie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinzu kommen Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht, im Gegensatz zur vollen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.

Die Steuernummer erhalten Sie nach der Anmeldung beim Finanzamt. Eine USt-IdNr. brauchen Sie dafür nicht, es genügt die Steuernummer. Rechnungen bis 250 Euro sind nach § 33 UStDV Kleinbetragsrechnungen. Dann reichen Ihre Angaben, Ausstellungsdatum, Leistung, Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung, der Kunde muss nicht genannt werden.

Schweiz: ohne MWST-Nummer keine Steuer auf der Rechnung

Die Rechnungselemente nach Art. 26 MWSTG richten sich an Steuerpflichtige. Dazu gehört etwa der Hinweis auf den Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen mit der Nummer. Unter CHF 100.000 Jahresumsatz haben Sie diese Nummer in der Regel nicht. Art. 27 MWSTG ist dann eindeutig: Wer nicht eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.

Einen gesetzlichen Pflichtkatalog für Rechnungen ohne MWST gibt es nicht. Halten Sie sich an das, was jede Buchhaltung braucht: Name und Ort beider Seiten, Datum, Art und Umfang der Leistung und den Betrag. Die Aufbewahrung regelt das Obligationenrecht, Details stehen weiter unten in der Länder-Übersicht.

Musterrechnung je Land

Die drei Muster zeigen, wie eine Kleinunternehmer-Rechnung mit den Pflichtangaben aussieht. Namen, Adressen, Steuernummer und Beträge sind erfundene Beispieldaten. Fertige Word-Vorlagen zum Ausfüllen finden Sie unter Rechnungsvorlagen.

Österreich, vereinfachte Rechnung (Muster)

Angabe	Muster
Aussteller	Max Muster, Musterstraße 1, 1010 Wien
Ausstellungsdatum	15.03.2026
Leistung	4 Blogartikel, Texterstellung
Leistungszeitraum	01.03. bis 10.03.2026
Gesamtbetrag	480,00 Euro
Hinweis	Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG

Deutschland, Rechnung nach § 34a UStDV (Muster)

Angabe	Muster
Aussteller	Max Muster, Musterweg 2, 10115 Berlin
Kunde	Beispiel GmbH, Beispielallee 5, 80331 München
Steuernummer	12/345/67890
Ausstellungsdatum	15.03.2026
Leistung	10 Stunden Webdesign
Entgelt	600,00 Euro
Hinweis	Steuerbefreit als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG

Schweiz, ohne MWST-Pflicht (Muster)

Angabe	Muster
Aussteller	Max Muster, Musterweg 3, 8001 Zürich
Kunde	Beispiel GmbH, Beispielstrasse 4, 3011 Bern
Datum	15.03.2026
Leistung	Übersetzung, 12 Seiten
Betrag	CHF 540.00

Im Schweizer Muster fehlt jede Zeile zur Steuer, das ist ohne Eintrag im MWST-Register Pflicht.

E-Rechnung für Kleinunternehmer in Deutschland

Seit 2025 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuergesetz zwischen elektronischer Rechnung und sonstiger Rechnung. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung grundsätzlich Pflicht. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis Ende 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF ist für alle Unternehmen erlaubt.
• Im Jahr 2027: Diese Erleichterung gilt nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, oder bei bestimmten EDI-Verfahren.
• Ab 2028: Die Übergangsregeln laufen aus.

Für Kleinunternehmer gilt eine dauerhafte Ausnahme. Nach § 34a UStDV dürfen Sie Ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Dasselbe gilt nach § 33 UStDV für alle Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Anders ist es beim Empfang. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 entgegennehmen können. Laut BMF reicht es dafür, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen.

Registrierkasse und Belege in Österreich

Wer in Österreich bar kassiert, muss ab dem ersten Barumsatz einen Beleg anbieten. Diese Belegerteilungspflicht gilt laut Unternehmensserviceportal unabhängig davon, ob Sie eine Registrierkasse brauchen. Als Barumsatz gilt dabei auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte. Nachträgliche Zahlungen per Erlagschein oder E-Banking zählen nicht dazu.

Eine Registrierkasse brauchen Sie erst, wenn zwei Grenzen überschritten sind: mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und davon mehr als 7.500 Euro Barumsätze. Die Pflicht beginnt dann mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen überschritten wurden. Wer online verkauft und nur Überweisungen erhält, ist in aller Regel nicht betroffen.

Kunden und Plattformen im Ausland

Bei Geschäften mit Unternehmen im Ausland gelten eigene Regeln, auch für Kleinunternehmer. Zwei Fälle sind zu unterscheiden.

Sie beziehen Leistungen aus dem EU-Ausland, etwa Werbung, Software oder Plattformgebühren. Dann geht die Steuerschuld auf Sie über, man spricht von Reverse Charge. Laut WKO erhält der österreichische Kleinunternehmer eine Netto-Rechnung und muss die Umsatzsteuer selbst berechnen und an das Finanzamt abführen, ohne Vorsteuerabzug. Für Deutschland nennt die IHK Heilbronn-Franken Kleinunternehmer ausdrücklich als Leistungsempfänger, die die Steuer schulden (§ 13b UStG).

Sie erbringen Dienstleistungen an Unternehmer im EU-Ausland. Dann liegt der Leistungsort in der Regel im Land des Kunden. Laut WKO beantragen österreichische Kleinunternehmer dafür beim Finanzamt Österreich eine UID-Nummer, stellen eine Netto-Rechnung mit Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld aus und geben eine Zusammenfassende Meldung ab. Die IHK Stuttgart nennt für solche Rechnungen den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die USt-IdNr. beider Seiten. Für deutsche Kleinunternehmer gilt das ebenso: § 14a Abs. 1 UStG verlangt beide USt-IdNr., die Ihre erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag (§ 27a UStG). Eine Zusammenfassende Meldung geben deutsche Kleinunternehmer nicht ab (§ 18a Abs. 4 UStG). Bei Unternehmen außerhalb der EU liegt der Leistungsort für die meisten Dienstleistungen ebenfalls beim Kunden, eine Zusammenfassende Meldung entfällt dann in beiden Ländern.

Bei Plattformen kommt eine Frage dazu: Wer ist eigentlich Ihr Vertragspartner? Fiverr etwa nennt auf seiner Hilfeseite die Fiverr International Ltd in Tel Aviv, Israel. Laut Fiverr sind Freelancer selbst für ihre Steuern verantwortlich, Fiverr stellt ihnen keine Rechnungen aus, Freelancer können aber Rechnungen an Fiverr schicken. Wie Ihre Plattform-Umsätze umsatzsteuerlich einzuordnen sind, ist eine Einzelfallfrage für das Finanzamt oder eine Steuerberatung. Mehr zur Plattform selbst lesen Sie in den Fiverr-Erfahrungen. Was Plattformen über Ihre Einnahmen an die Behörden melden, erklärt der Ratgeber DAC7 und die Plattform-Meldung.

Schritt für Schritt zur ersten Rechnung

1. Status klären: Prüfen Sie, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt und ob Sie beim Finanzamt gemeldet sind.
2. Vorlage anlegen: Bauen Sie eine Vorlage mit allen Angaben aus der Tabelle oben, auch den freiwilligen.
3. Hinweis einfügen: Setzen Sie den Satz zur Steuerbefreiung fest in die Vorlage, in der Schweiz lassen Sie jeden Steuerbezug weg.
4. Nummernkreis festlegen: Vergeben Sie fortlaufende Nummern, etwa mit Jahreszahl, und jede Nummer nur einmal.
5. Leistung konkret beschreiben: Nennen Sie Art, Umfang und Datum oder Zeitraum der Leistung.
6. Fristen beachten: Schicken Sie Rechnungen an Unternehmen spätestens sechs Monate nach der Leistung, besser sofort. Bleibt die Zahlung aus, hilft der Ratgeber Kunde zahlt nicht mit Mahnung, Verzugszinsen und Mahnverfahren.
7. Auslandskunden prüfen: Klären Sie vor der ersten Rechnung ins EU-Ausland, ob Sie eine UID-Nummer brauchen.
8. Ablage einrichten: Speichern Sie jede ausgestellte und erhaltene Rechnung unveränderbar und auffindbar für die gesamte Aufbewahrungsfrist.

Häufige Irrtümer

Bei Kleinunternehmer-Rechnungen halten sich einige Missverständnisse. Die wichtigsten:

• „Ohne Umsatzsteuer brauche ich keine Rechnung.“ Bei Leistungen an andere Unternehmer besteht in Österreich und Deutschland eine Rechnungspflicht.
• „0 Prozent Umsatzsteuer ausweisen ist dasselbe.“ Der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist eindeutiger. In der Schweiz ist ohne Eintrag jeder Hinweis auf die Steuer unzulässig.
• „Versehentlich ausgewiesene Steuer ist egal.“ In Österreich, Deutschland und der Schweiz schulden Sie den Betrag in der Regel, bis die Rechnung berichtigt ist.
• „Als Kleinunternehmer muss ich E-Rechnungen schreiben.“ In Deutschland dürfen Sie weiter Papier oder PDF verwenden, empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber können.
• „Kartenzahlung ist kein Barumsatz.“ In Österreich zählt sie für Belege und Registrierkasse als Barumsatz.
• „Reverse Charge betrifft mich nicht.“ Wer Leistungen aus dem EU-Ausland bezieht, kann auch als Kleinunternehmer Steuer schulden.
• „Nach fünf Jahren darf alles weg.“ Die Fristen liegen bei sieben bis zehn Jahren.

Steuer und Anmeldung

Die Rechnung ist nur ein Teil Ihrer Pflichten als Selbständiger. Ob Sie ein Gewerbe brauchen, ab wann Einkommensteuer anfällt und wie die Sozialversicherung geregelt ist, hängt von Ihrem Land und Ihrer Tätigkeit ab. Die wichtigsten Regeln zu Rechnungen für Österreich, Deutschland und die Schweiz finden Sie weiter unten in der Länder-Übersicht. Grenzen für Steuererklärung, Gewerbe und Sozialversicherung erklären die Grundlagen.

Wie Sie als Dienstleister insgesamt starten, zeigt der Ratgeber Freelancer werden. Wer neben dem Studium startet, findet weitere Hinweise unter Geld verdienen als Student.

Fazit

Als Kleinunternehmer schreiben Sie einfachere Rechnungen, aber nicht beliebige. Entscheidend ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung in Österreich und Deutschland und der Verzicht auf jeden Steuerhinweis in der Schweiz. Eine gute Vorlage mit allen Angaben aus der Tabelle erledigt das meiste automatisch. Aufmerksamkeit brauchen vor allem Barzahlungen in Österreich, die E-Rechnung im Posteingang in Deutschland und Geschäfte mit dem Ausland. Wer hier unsicher ist, klärt den Einzelfall vorab mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.