Kunde zahlt nicht: Mahnung, Mahnklage und Betreibung in AT, DE und CH

Kunde zahlt nicht: worum es geht

Wenn ein Kunde nicht zahlt, haben Sie in Österreich, Deutschland und der Schweiz einen klaren, günstigen Weg zu Ihrem Geld, und zwar ohne Anwalt. Er führt in drei Stufen von der freundlichen Erinnerung über die Mahnung bis zum gerichtlichen Verfahren. Dieser Ratgeber erklärt, wann ein Kunde rechtlich in Verzug ist, welche Zinsen und Pauschalen Ihnen dann zustehen und wie Mahnbescheid, Mahnklage und Betreibung ablaufen.

Damit es gar nicht so weit kommt, beginnt alles bei einer sauberen Rechnung. Welche Angaben auf eine Rechnung gehören, erklärt der Ratgeber Rechnungen als Kleinunternehmer. Hier geht es um die Zeit danach: Die Rechnung ist verschickt, das Zahlungsziel verstrichen, auf dem Konto ist nichts eingegangen.

Wann ein Kunde in Verzug ist

Verzug ist der Zeitpunkt, ab dem Ihnen Zinsen und weitere Ansprüche zustehen. Fällig ist eine Rechnung, sobald das vereinbarte Zahlungsziel abgelaufen ist. Verzug setzt in den drei Ländern unterschiedlich ein.

Deutschland: Mahnung oder 30 Tage

Nach § 286 BGB kommt der Kunde durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Eine Mahnung ist entbehrlich, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, etwa ein im Auftrag vereinbartes Datum. Spätestens kommt der Kunde 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz wie „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug“ lohnt sich daher auf jeder Rechnung an Verbraucher.

Österreich: Zinsen bei Zahlungsverzögerung

Das österreichische Recht knüpft die Zinsen an die Verzögerung der Zahlung einer Geldforderung (§ 1333 Abs. 1 ABGB, § 456 UGB). Zahlt der Kunde nicht zum vereinbarten Termin, laufen also gesetzliche Zinsen. Zwischen Unternehmern gilt eine Ausnahme: Ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, schuldet er nur die niedrigeren Zinsen von 4 Prozent.

Schweiz: Mahnung oder Verfalltag

Nach Art. 102 OR setzt erst die Mahnung des Gläubigers den Schuldner in Verzug. Haben Sie einen festen Verfalltag vereinbart, ist der Kunde schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug. Die Mahnung braucht keine Form, schriftlich ist aber zum Nachweis sinnvoll.

Verzugszinsen und Pauschale je Land

Ab Verzug schuldet der Kunde gesetzliche Zinsen, bei Geschäftskunden in Österreich und Deutschland zusätzlich eine Pauschale. Die Sätze im Überblick, Stand zweites Halbjahr 2026:

	Privatkunden	Geschäftskunden	Pauschale B2B
Deutschland	5 Punkte über Basiszins: 6,52 %	9 Punkte über Basiszins: 10,52 %	40 Euro
Österreich	4 % (§ 1000 ABGB)	9,2 Punkte über Basiszins: 10,73 %	40 Euro
Schweiz	5 % (Art. 104 OR)	5 %	keine

Der Basiszinssatz in Deutschland liegt laut Bundesbank seit 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent und wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst. In Österreich zählt der Basiszinssatz am ersten Tag des Halbjahres, am 1. Juli 2026 waren das laut OeNB 1,53 Prozent. Die OeNB hat ihn am 16. September 2026 auf 2,03 Prozent angehoben. Bleibt es dabei, gelten zwischen Unternehmern ab 1. Jänner 2027 voraussichtlich 11,23 Prozent. Prüfen Sie den Satz vor jeder Berechnung.

Die Pauschale von 40 Euro deckt in Deutschland Kosten der Rechtsverfolgung ab und wird auf einen späteren Schadenersatz angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB). In Österreich heißt sie Entschädigung für Betreibungskosten (§ 458 UGB). Darüber hinausgehende Kosten müssen Sie in Österreich als notwendig und angemessen begründen (§ 1333 Abs. 2 ABGB).

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Das Beispiel ist vereinfacht und rechnet taggenau mit 365 Tagen. Angenommen ist eine Rechnung über 1.200 Euro (in der Schweiz CHF 1.200), die der Kunde 45 Tage nach Verzugsbeginn im zweiten Halbjahr 2026 zahlt.

• Deutschland, Geschäftskunde: 1.200 × 10,52 % × 45 / 365 = 15,56 Euro Zinsen. Dazu kommen 40 Euro Pauschale, zusammen 55,56 Euro.
• Deutschland, Privatkunde: 1.200 × 6,52 % × 45 / 365 = 9,65 Euro Zinsen, keine Pauschale.
• Österreich, Geschäftskunde: 1.200 × 10,73 % × 45 / 365 = 15,87 Euro Zinsen plus 40 Euro Pauschale, zusammen 55,87 Euro.
• Österreich, Privatkunde: 1.200 × 4 % × 45 / 365 = 5,92 Euro Zinsen.
• Schweiz: 1.200 × 5 % × 45 / 365 = CHF 7,40 Zinsen.

Die Zinsen sind bei kleinen Beträgen überschaubar. Ihr Hauptzweck ist Druck: Eine Mahnung, die Zinsen und Pauschale konkret beziffert, zeigt dem Kunden, dass Sie Ihre Rechte kennen.

Schritt für Schritt: von der Erinnerung bis zum Gericht

Der bewährte Ablauf hat drei Schreiben und dann den gerichtlichen Schritt. Rechtlich genügt laut IHK eine einzige Mahnung, drei Stufen sind nur verbreitete Praxis.

1. Zahlungseingang prüfen: Gleichen Sie Kontoauszug und Rechnung ab. Ein Teilbetrag oder ein falscher Verwendungszweck ist häufiger als echte Zahlungsverweigerung.
2. Zahlungserinnerung schicken: Ein freundlicher Hinweis wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels, mit Rechnung im Anhang und neuer Frist von etwa einer Woche.
3. Erste Mahnung: Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und eine konkrete Frist mit Datum. Ab jetzt ist der Kunde spätestens in Verzug.
4. Letzte Mahnung: Beziffern Sie Zinsen und Pauschale und kündigen Sie den gerichtlichen Schritt an. Halten Sie Ihre Ankündigung danach auch ein.
5. Unterlagen sammeln: Angebot, Auftrag oder E-Mail mit der Zusage, Rechnung, Lieferbeleg und alle Mahnungen. Das brauchen Sie im Verfahren.
6. Gerichtlich mahnen: Mahnbescheid in Deutschland, Mahnklage in Österreich, Betreibung in der Schweiz. Die Abläufe stehen im nächsten Abschnitt.
7. Reaktion abwarten: Widerspricht der Kunde nicht, erhalten Sie einen Titel, mit dem Sie vollstrecken können. Widerspricht er, wird ein normales Verfahren daraus.
8. Offene Posten nachhalten: In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt eine Einnahme in der Regel erst, wenn das Geld eingeht. Führen Sie offene Rechnungen deshalb in einer eigenen Liste.

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Der gerichtliche Weg je Land

Das gerichtliche Mahnverfahren ist in allen drei Ländern ein schnelles Formularverfahren, bei dem das Gericht die Forderung zunächst nicht inhaltlich prüft.

Deutschland: Mahnbescheid über online-mahnantrag.de

Den Antrag auf einen Mahnbescheid stellen Sie beim zuständigen Mahngericht, viele Bundesländer haben dafür zentrale Mahngerichte. Ein Anwalt ist nicht nötig. Laut Justiz NRW haben Sie drei Wege: den Papiervordruck, einen Barcode-Antrag, den Sie auf online-mahnantrag.de erstellen, ausdrucken, unterschreiben und per Post schicken, oder den rein elektronischen Antrag mit Online-Ausweis oder qualifizierter Signatur.

Die Gerichtsgebühr beträgt 0,5 Gebühren nach dem Streitwert. Seit dem Kostenrechtsänderungsgesetz 2025 sind es mindestens 38 Euro. Der Schuldner kann binnen zwei Wochen nach Zustellung widersprechen. Tut er das nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid, spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids. Gegen den Vollstreckungsbescheid bleibt ein Einspruch binnen zwei Wochen möglich. Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Österreich: Mahnklage und Zahlungsbefehl

Für Geldforderungen bis 75.000 Euro gilt das Mahnverfahren. Sie reichen eine Mahnklage beim Bezirksgericht ein, das Formular gibt es auf oesterreich.gv.at. Online bringen Sie es über JustizOnline ein, dafür brauchen Sie eine digitale Signatur. Als Anmeldung nennt JustizOnline unter anderem ID Austria.

Das Gericht erlässt ohne Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl. Der Schuldner muss binnen 14 Tagen zahlen oder binnen vier Wochen Einspruch erheben. Ohne Einspruch wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und vollstreckbar. Nach einem Einspruch setzt das Gericht eine mündliche Verhandlung an.

Schweiz: Betreibung beim Betreibungsamt

In der Schweiz brauchen Sie für den ersten Schritt kein Gericht. Sie reichen ein Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Schuldners ein, laut ch.ch auch online über den Betreibungsschalter. Das Amt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu. Er hat 20 Tage Zeit zu zahlen und kann innerhalb von 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben (Art. 74 SchKG).

Ohne Rechtsvorschlag stellen Sie das Fortsetzungsbegehren, frühestens 20 Tage und spätestens ein Jahr nach Zustellung des Zahlungsbefehls (Art. 88 SchKG). Mit Rechtsvorschlag müssen Sie ihn beseitigen lassen. Haben Sie eine unterschriebene Schuldanerkennung, etwa einen unterzeichneten Auftrag mit Betrag, reicht die provisorische Rechtsöffnung beim Gericht (Art. 82 SchKG). Mit einem Urteil gibt es die definitive Rechtsöffnung (Art. 80 SchKG). Ohne solche Belege bleibt nur eine Klage.

Die Kosten der einzelnen Schritte schießen Sie vor. Bestätigt sich die Forderung, trägt sie der Schuldner. Die Gebühren hängen laut ch.ch von der Schuldsumme ab, das KMU-Portal des Bundes nennt für Forderungen unter CHF 10.000 grob CHF 50 bis 100.

Kunde im Ausland: Europäisches Mahnverfahren

Sitzt Ihr Kunde in einem anderen EU-Staat, können Sie das Europäische Mahnverfahren nutzen. Es gilt für grenzüberschreitende Geldforderungen in Zivil- und Handelssachen, mit einheitlichen Formblättern in allen EU-Staaten außer Dänemark. Den Antrag stellen Sie mit Formblatt A. Zuständig ist in Deutschland bundesweit das Amtsgericht Wedding (§ 1087 ZPO), in Österreich ausschließlich das Bezirksgericht für Handelssachen Wien (§ 252 ZPO). Der Schuldner hat 30 Tage Zeit für einen Einspruch. Danach geht das Verfahren als normaler Prozess weiter.

Für Kunden in der Schweiz gilt das Verfahren nicht, weil die Schweiz kein EU-Mitglied ist. Umgekehrt erreicht eine Schweizer Betreibung Schuldner im Ausland laut KMU-Portal nur in Ausnahmefällen, etwa bei einer Niederlassung oder Vermögen in der Schweiz. Wer oft ins Ausland verkauft, sollte deshalb besonders auf Vorauszahlung achten.

Inkasso: was es kostet und wer zahlt

Ein Inkassobüro nimmt Ihnen Arbeit ab, garantiert aber kein Geld. In Deutschland können Sie Inkassokosten vom Schuldner im Verzug nur bis zur Höhe der Anwaltsvergütung ersetzt verlangen (§ 13e RDG). Laut IHK sind die Kosten nicht erstattungsfähig, wenn von Anfang an erkennbar war, dass keine Zahlung zu erreichen ist, und eine Erfolgsprovision tragen Sie selbst. In Österreich müssen außergerichtliche Betreibungskosten notwendig sein und in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen (§ 1333 Abs. 2 ABGB).

Bei kleinen, unbestrittenen Forderungen ist das gerichtliche Mahnverfahren oft günstiger und schneller als ein Inkassobüro, weil Sie es selbst einleiten können.

Verjährung: diese Fristen laufen

Offene Rechnungen verjähren, wenn Sie zu lange warten. In Deutschland beträgt die regelmäßige Frist drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung vom März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. In Österreich verjähren Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines Betriebs in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB).

In der Schweiz gilt grundsätzlich eine Frist von zehn Jahren (Art. 127 OR). Fünf Jahre gelten unter anderem für Handwerksarbeiten, Kleinverkauf, ärztliche Behandlung und Leistungen von Anwälten (Art. 128 OR). Welche Frist für Ihre Leistung gilt, hängt von ihrer Art ab. Jede Betreibungshandlung unterbricht die Verjährung, danach läuft die Frist neu.

Eine einfache Mahnung reicht in der Regel nicht, um die Verjährung aufzuhalten. Dafür braucht es ein gerichtliches Verfahren, eine Betreibung oder eine Anerkennung durch den Schuldner.

Vorbeugen: so zahlen Kunden pünktlicher

Die beste Mahnung ist die, die Sie nie schreiben müssen. Diese Maßnahmen senken das Risiko:

• Vorauszahlung bei Neukunden: Gerade bei Privatkunden und kleinen Aufträgen ist Zahlung vor Leistung üblich und fair.
• Anzahlung und Teilrechnungen: Bei größeren Projekten sichern eine Anzahlung und Abschlagsrechnungen nach Etappen Ihren Aufwand. In Deutschland gilt die 40-Euro-Pauschale auch für Abschlagszahlungen.
• Klare Zahlungsziele: Vereinbaren Sie schon im Angebot ein Zahlungsziel mit Datum oder fester Frist. Ein vereinbarter Termin kann in Deutschland und der Schweiz den Verzug ohne Mahnung auslösen.
• Schriftlicher Auftrag: Ein unterschriebenes Angebot mit Betrag hilft in der Schweiz bei der Rechtsöffnung und überall als Beweis. Wie Sie Angebote aufbauen, zeigt der Ratgeber Freelancer werden.
• Plattformen mit Treuhand: Auf Upwork zahlt der Kunde bei Festpreisaufträgen laut Hilfeseite vorab in ein Treuhandkonto, das Geld wird nach Freigabe ausgezahlt. Die Plattformgebühren sollten Sie dabei einrechnen.
• Laufende Kunden im Voraus abrechnen: Bei monatlicher Betreuung, etwa als Social Media Manager, verhindert eine Rechnung zu Monatsbeginn, dass sich offene Beträge auftürmen.

Häufige Irrtümer

Einige verbreitete Annahmen kosten unnötig Geld oder Zeit:

• „Ich muss drei Mahnungen schicken.“ Eine Mahnung genügt, in Deutschland kann der Verzug sogar ohne Mahnung eintreten.
• „Für das Gericht brauche ich einen Anwalt.“ Mahnbescheid, Mahnklage und Betreibung können Sie selbst einleiten.
• „Mahngebühren darf ich frei festlegen.“ Gesetzlich gibt es Zinsen und bei Geschäftskunden in AT und DE 40 Euro Pauschale. Weitere Kosten müssen belegt und angemessen sein.
• „Die Mahnung stoppt die Verjährung.“ In der Regel braucht es dafür ein Verfahren, eine Betreibung oder eine Anerkennung durch den Schuldner.
• „Der Basiszins ist fix.“ Er ändert sich in Deutschland und Österreich halbjährlich. Rechnen Sie mit dem Satz, der für den Verzugszeitraum gilt.

Fazit

Wenn ein Kunde nicht zahlt, hilft ein fester Ablauf: Erinnerung, Mahnung mit Frist, letzte Mahnung mit bezifferten Zinsen und dann konsequent der gerichtliche Schritt. Mahnbescheid, Mahnklage und Betreibung sind günstig und ohne Anwalt möglich, solange die Forderung nicht ernsthaft bestritten wird. Achten Sie auf die Verjährung, die in Deutschland und Österreich schon nach drei Jahren greift. Vorauszahlung, Anzahlung und klare Zahlungsziele ersparen Ihnen den Großteil dieser Arbeit. Bei bestrittenen oder hohen Forderungen lohnt sich eine Beratung bei Kammer, Rechtsantragstelle oder Anwalt, die allgemeinen Regeln zu Steuer und Gewerbe finden Sie in den Grundlagen.