Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: So zeichnen Sie richtig auf, mit Vorlage

Worum es bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geht

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form, als Selbständiger den Gewinn zu ermitteln. Sie schreiben alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben auf, am Jahresende ist die Differenz Ihr Gewinn. Eine Bilanz, Inventur oder doppelte Buchführung brauchen Sie dafür nicht.

In Österreich heißt sie E/A-Rechnung, in Deutschland Einnahmenüberschussrechnung oder kurz EÜR. Beide beruhen auf § 4 Abs. 3 des jeweiligen Einkommensteuergesetzes. Die Schweiz kennt keinen eigenen Namen dafür, umgangssprachlich ist oft vom Milchbüchlein die Rede. Das Obligationenrecht erlaubt kleinen Einzelunternehmen dort eine Buchhaltung, die sich auf Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage beschränkt.

So einfach das Prinzip ist, ein paar Regeln entscheiden darüber, ob Ihre Aufzeichnungen einer Prüfung standhalten. Dieser Ratgeber zeigt, wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen darf, wie Sie richtig buchen, was Sie aufbewahren müssen und ob Sie ein Geschäftskonto brauchen. Eine einfache Vorlage zum Nachbauen ist dabei.

Wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen darf

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Freiberufler und kleine Betriebe gedacht. Ab bestimmten Grenzen müssen Gewerbetreibende auf die doppelte Buchführung wechseln.

Österreich: Freie Berufe sind laut Unternehmensserviceportal nie buchführungspflichtig. Einzelunternehmer ohne Rechnungslegungspflicht wenden die E/A-Rechnung an. Die Pflicht zur doppelten Buchführung beginnt erst, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 700.000 Euro übersteigt, dann nach einem Pufferjahr. Bei einmalig mehr als 1.000.000 Euro gilt sie schon ab dem Folgejahr.

Deutschland: Freiberufler dürfen die EÜR immer nutzen. Gewerbliche Unternehmer müssen nach § 141 AO erst Bücher führen, wenn ihr Umsatz mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder ihr Gewinn mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt und das Finanzamt sie darauf hinweist. Daneben darf keine andere Buchführungspflicht bestehen.

Schweiz: Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500.000 Umsatzerlös müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen. Darüber ist die kaufmännische Buchhaltung Pflicht.

Ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind, erklärt der Ratgeber Freiberuf oder Gewerbe. Er ist vor allem für Deutschland wichtig, weil die Buchführungsgrenze nur für Gewerbetreibende gilt.

So funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgt dem Geld. Eine Einnahme buchen Sie, wenn das Geld bei Ihnen ankommt, eine Ausgabe, wenn Sie bezahlen. In Deutschland regelt das § 11 EStG, das Unternehmensserviceportal beschreibt dasselbe Prinzip für Österreich. Eine Rechnung, die Sie im Dezember schreiben und die im Januar bezahlt wird, gehört also ins neue Jahr. Bleibt die Zahlung ganz aus, hilft der Ratgeber Kunde zahlt nicht mit Mahnung und Mahnverfahren.

Die Ausnahme für regelmäßige Zahlungen

Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, etwa Miete oder Abos, macht § 11 EStG eine Ausnahme. Fließen sie kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zählen sie zu diesem Jahr. Als kurze Zeit gelten laut IHK zehn Tage um den Jahreswechsel.

Anschaffungen und geringwertige Wirtschaftsgüter

Die zweite große Ausnahme betrifft Anschaffungen, die Sie länger als ein Jahr nutzen, etwa einen Computer. Deren Kosten verteilen Sie über die Nutzungsdauer, das ist die Absetzung für Abnutzung (AfA). Laut WKO Oberösterreich gilt bei einem Notebook um 1.500 Euro und drei Jahren Nutzungsdauer eine AfA von 500 Euro pro Jahr, bei Anschaffung im zweiten Halbjahr nur die Hälfte.

Kleinere Anschaffungen dürfen Sie sofort absetzen:

• Deutschland: geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto (§ 6 Abs. 2 EStG). Liegt der Wert über 250 Euro, tragen Sie das Gut in ein laufend geführtes Verzeichnis ein, außer die Angaben ergeben sich schon aus Ihren Aufzeichnungen. Alternativ gibt es einen Sammelposten für Güter von über 250 bis 1.000 Euro, aufgelöst über fünf Jahre.
• Österreich: geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro netto im Anschaffungsjahr. Für abnutzbares Anlagevermögen führen Sie ein Anlageverzeichnis mit Datum, Kosten, Lieferant, Nutzungsdauer, jährlicher AfA und Restbuchwert.

Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug rechnen Sie mit Bruttobeträgen, in Österreich kreuzen Sie in der Beilage das Bruttosystem an.

Vorlage: Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Tabelle

Für den Anfang genügt eine Tabelle mit sechs Spalten. Jede Zeile ist eine Zahlung, jede Zahlung hat einen Beleg mit derselben Nummer. Die folgenden Einträge sind ein Beispiel mit angenommenen Werten für einen Kleinunternehmer, alle Beträge in Euro brutto.

Datum	Beleg-Nr.	Beschreibung	Einnahme	Ausgabe	Kategorie
03.02.2026	E-001	Honorar Webtexte, Kunde A	600,00		Einnahme Dienstleistung
05.02.2026	A-001	Software-Abo Februar		23,99	Ausgabe Software
12.02.2026	E-002	Affiliate-Provision Januar	84,50		Einnahme Provision
18.02.2026	A-002	Notebook		749,00	Ausgabe GWG
25.02.2026	A-003	Plattformgebühr		18,00	Ausgabe Gebühren
28.02.2026	E-003	Honorar Lektorat, Kunde B	450,00		Einnahme Dienstleistung
		Summe Februar	1.134,50	790,99

Der Überschuss im Februar beträgt 343,51 Euro. Das Notebook liegt mit 749 Euro unter der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter in Deutschland und in Österreich und darf deshalb sofort abgesetzt werden.

So nutzen Sie die Vorlage gut:

• Beleg-Nummern trennen: E für Einnahmen, A für Ausgaben, fortlaufend und jede Nummer nur einmal.
• Kategorien festlegen: Wenige feste Kategorien erleichtern die Übertragung in die Steuererklärung, etwa Umsatz, Provisionen, Software, Werbung, Gebühren, Fahrtkosten und Sozialversicherung.
• Privates weglassen: Nur betriebliche Zahlungen gehören hinein. Was gemischt ist, etwa ein Handyvertrag, teilen Sie nach dem betrieblichen Anteil auf. Welche Kosten Sie überhaupt absetzen können, zeigt der Ratgeber Betriebsausgaben im Nebenerwerb.
• Plattformauszahlungen aufschlüsseln: Erfassen Sie Umsatz und abgezogene Gebühren getrennt, nicht nur den ausgezahlten Betrag.
• Monatlich abschließen: Prüfen Sie jeden Monat, ob jede Kontobewegung einen Eintrag und jeder Eintrag einen Beleg hat.

Wie die Rechnungen aussehen müssen, die Sie als Beleg ausstellen, zeigt der Ratgeber Rechnungen als Kleinunternehmer.

Belege und Aufbewahrung

Jeder Eintrag braucht einen Beleg: eine Rechnung, eine Quittung, einen Kontoauszug oder eine Plattformabrechnung. Die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich lang und beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

• Österreich: sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (§ 132 BAO). Laut Unternehmensserviceportal gelten für Unterlagen zu Grundstücken bis zu 22 Jahre. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Wiedergabe vollständig und urschriftgetreu bleibt.
• Deutschland: acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, also auch für Ihre EÜR-Tabelle, und sechs Jahre für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO in der aktuellen Fassung).
• Schweiz: zehn Jahre für Urkunden und Belege zur selbständigen Erwerbstätigkeit, so die Wegleitung der ESTV.

Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für ein noch offenes Steuerverfahren von Bedeutung sind. Bewahren Sie im Zweifel länger auf.

Abgabe beim Finanzamt

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst ist eine Nebenrechnung. Was Sie beim Finanzamt abgeben, unterscheidet sich je Land. Wann die Erklärung Pflicht ist und welche Fristen gelten, erklärt der Ratgeber Steuererklärung mit Nebeneinkünften.

Österreich: Eine eigene E/A-Rechnung legen Sie laut Unternehmensserviceportal nicht mehr vor. Die Werte übertragen Sie mit den Kennzahlen in die Beilage E 1a, als Kleinunternehmen in die E 1a-K, zur Einkommensteuererklärung E 1. Die Frist endet auf Papier am 30. April, über FinanzOnline am 30. Juni des Folgejahres.

Deutschland: Die EÜR übermitteln Sie nach § 60 Abs. 4 EStDV nach amtlichem Datensatz elektronisch, das ist die Anlage EÜR in Mein ELSTER. Laut Haufe ist dafür eine authentifizierte Übermittlung nötig, die Registrierung kann bis zu zwei Wochen dauern. Auf Papier geht es nur auf Antrag in Härtefällen. Den Gewinn tragen Sie in die Anlage S als Freiberufler oder in die Anlage G als Gewerbetreibender ein.

Schweiz: Ohne kaufmännische Buchhaltung reichen Sie nach Art. 125 Abs. 2 DBG keine Jahresrechnung ein, sondern unterzeichnete Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen. Laut ESTV müssen Einnahmen und Ausgaben lückenlos und fortlaufend erfasst werden.

Sonderfall Österreich: Pauschalierung

In Österreich können Sie die Ausgaben auch pauschal ansetzen. Ihre Einnahmen zeichnen Sie trotzdem vollständig auf.

• Basispauschalierung: Ab der Veranlagung 2026 setzen Sie laut WKO 15 Prozent des Nettoumsatzes als Ausgaben an, höchstens 63.000 Euro. Für schriftstellerische, vortragende, wissenschaftliche, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit sowie kaufmännische oder technische Beratung gelten 6 Prozent, höchstens 25.200 Euro. Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz bis 420.000 Euro. Sozialversicherungsbeiträge und einige weitere Posten sind zusätzlich absetzbar.
• Kleinunternehmerpauschalierung: Bis 55.000 Euro Umsatz brutto setzen Sie 45 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben an, bei Dienstleistungsbetrieben 20 Prozent. Die Höchstbeträge liegen bei 24.750 und 11.000 Euro.

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Bei 40.000 Euro Nettoumsatz aus Webdesign ergibt die Basispauschalierung 2026 eine Pauschale von 6.000 Euro, bei schriftstellerischer Tätigkeit wären es 2.400 Euro. Ein Dienstleister mit 30.000 Euro Umsatz käme mit der Kleinunternehmerpauschalierung auf 6.000 Euro Pauschale, ein Handelsbetrieb auf 13.500 Euro. Ob sich das lohnt, hängt von Ihren tatsächlichen Ausgaben ab.

Geschäftskonto: Pflicht oder nicht?

Ein eigenes Geschäftskonto schreiben die Steuerregeln, auf die sich dieser Ratgeber stützt, Einzelunternehmern weder in Österreich noch in Deutschland noch in der Schweiz ausdrücklich vor. Bei Gesellschaften wie einer GmbH ist das anders, weil die Gesellschaft eine eigene Rechtsperson ist.

Trotzdem spricht viel für ein getrenntes Konto. Der Kanton Zürich rät, Einnahmen, Ausgaben und Belege von Beginn an getrennt von den privaten Finanzen zu erfassen. Mit einem eigenen Konto ist jede Kontobewegung automatisch betrieblich, und Sie sparen bei einer Prüfung die Erklärung privater Buchungen. Ein günstiges zweites Privatkonto, das Sie nur geschäftlich nutzen, erfüllt diesen Zweck oft ebenso. Prüfen Sie aber vorher, was die Bedingungen Ihrer Bank zur geschäftlichen Nutzung eines Privatkontos sagen.

Schritt für Schritt zur ersten Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

1. Gewinnermittlung klären: Prüfen Sie, ob Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen dürfen oder ob in Österreich eine Pauschalierung günstiger ist.
2. Konto trennen: Nutzen Sie ein Konto nur für betriebliche Zahlungen.
3. Tabelle anlegen: Übernehmen Sie die sechs Spalten der Vorlage und legen Sie Ihre Kategorien fest.
4. Belege sammeln: Speichern Sie jeden Beleg sofort mit seiner Nummer, digital oder in einem Ordner.
5. Laufend eintragen: Erfassen Sie Zahlungen wöchentlich, in der Schweiz verlangt die ESTV eine fortlaufende Erfassung.
6. Anschaffungen prüfen: Ordnen Sie größere Käufe als geringwertiges Wirtschaftsgut oder als Anlagegut mit AfA ein und führen Sie das nötige Verzeichnis.
7. Monatlich abgleichen: Vergleichen Sie Tabelle und Kontoauszug.
8. Jahresabschluss machen: Summieren Sie nach Kategorien und übertragen Sie die Werte in E 1a, Anlage EÜR oder die Schweizer Aufstellungen.
9. Archivieren: Bewahren Sie Tabelle und Belege für die volle Frist auf.

Häufige Irrtümer

• „Gebucht wird beim Rechnungsdatum.“ In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt der Zahlungstag.
• „Ein teurer Laptop ist sofort absetzbar.“ Nur bis zur Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, darüber verteilen Sie die Kosten über die Nutzungsdauer.
• „Plattformauszahlungen sind meine Einnahmen.“ Einnahme ist der Umsatz vor Gebühren, die Gebühr ist eine Ausgabe.
• „Mit Pauschalierung muss ich nichts aufzeichnen.“ Die Einnahmen erfassen Sie in Österreich auch dann laufend und vollständig.
• „Unter 17.500 Euro reicht in Deutschland ein formloses Blatt.“ Diese Erleichterung galt laut IHK nur bis 2016.
• „Nach fünf Jahren darf ich alles löschen.“ Die Fristen liegen bei sieben bis zehn Jahren.

Steuer und Anmeldung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung setzt voraus, dass Ihre Tätigkeit angemeldet ist. Wie Sie Gewerbe und Finanzamt der Reihe nach erledigen, zeigt der Ratgeber Gewerbe anmelden. Ab welchen Beträgen neben dem Gehalt eine Steuererklärung nötig ist, erklären die Grundlagen zur Einkommensteuer. Wer verkauft, prüft den Preis vorher am besten mit dem Margen-Rechner. Grenzen, Formulare und Fristen je Land stehen weiter unten in der Länder-Übersicht.

Fazit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für die meisten Selbständigen im Nebenerwerb der richtige Start. Sie folgt dem Geld, kommt ohne Bilanz aus und lässt sich mit einer einfachen Tabelle führen. Wichtig sind drei Gewohnheiten: jeder Zahlung ein Beleg, größere Anschaffungen richtig einordnen und alles lange genug aufbewahren. Mit einem getrennten Konto wird die Arbeit deutlich leichter, auch wenn es für Einzelunternehmer keine Pflicht ist.