Virtuelle Assistenz werden: Aufgaben, Stundensatz und erste Kunden

So funktioniert virtuelle Assistenz

Als virtuelle Assistenz erledigen Sie Büro- und Organisationsaufgaben für andere, ohne vor Ort im Büro zu sitzen. Ihre Kunden sind meist Selbständige, Coaches, Agenturen oder kleine Firmen, die keine eigene Bürokraft anstellen wollen oder nur wenige Stunden im Monat Unterstützung brauchen. Sie arbeiten von zu Hause aus, mit Laptop, Internet und den Tools, die der Kunde ohnehin nutzt.

Virtuelle Assistenz ist eine Sonderform des Freelancings. Die Grundlagen zu Angebot, Vertrag, Rechnung und Rücklagen stehen ausführlich im Ratgeber Freelancer werden. Dieser Artikel konzentriert sich auf das, was bei Assistenzaufgaben anders ist: die typischen Aufgaben, die Grenze zur geschützten Buchhaltung, den Datenschutz und das Risiko, als Scheinselbständige eingestuft zu werden.

Typische Aufgabenfelder

Das Spektrum ist breit. Die meisten virtuellen Assistenzen bündeln einige Aufgaben zu einem klaren Angebot, statt alles anzubieten.

• Postfach und Kommunikation. E-Mails sortieren, Standardanfragen beantworten, Rückrufe weitergeben, Nachrichten zusammenfassen. Hinter Anzeigen für Chatmoderatoren steckt dagegen meist etwas anderes, das erklärt der Ratgeber Chatmoderator von zu Hause.
• Kalender und Termine. Termine vereinbaren und verschieben, Erinnerungen versenden, Meetings vorbereiten und Protokolle schreiben.
• Recherche und Reiseplanung. Anbieter vergleichen, Angebote einholen, Reisen und Veranstaltungen organisieren.
• Daten und Dokumente. Kundenverzeichnisse und Listen pflegen, Vorlagen erstellen, Dokumente formatieren, Ablage digital ordnen.
• Online-Präsenz. Social-Media-Beiträge einplanen, Newsletter vorbereiten, Inhalte auf der Website einpflegen. Wer ganze Kanäle betreut, arbeitet eher als Social-Media-Manager.
• Kaufmännische Vorarbeit. Belege sammeln und ablegen, Rechnungen nach Vorgabe vorbereiten, offene Posten im Blick behalten. Hier liegt die wichtigste rechtliche Grenze, mehr dazu weiter unten.

Abgerechnet wird meist nach Stunden oder in Stundenpaketen, etwa zehn Stunden pro Monat zu einem festen Preis. Pakete geben beiden Seiten Planbarkeit. Wichtig ist, im Vertrag festzuhalten, ob nicht genutzte Stunden verfallen oder in den nächsten Monat wandern.

Stundensatz: was Sie als virtuelle Assistenz realistisch verdienen

Was Sie als virtuelle Assistenz verdienen, hängt vor allem von Ihrem Stundensatz, der Zahl der verrechenbaren Stunden und der Art der Aufgaben ab. Einen verlässlichen Marktpreis für alle Länder und Aufgaben gibt es nicht. Einfache Tätigkeiten wie Dateneingabe stehen unter starkem Preisdruck, spezialisierte Aufgaben wie die Betreuung eines bestimmten Kundenverwaltungs- oder Shopsystems lassen sich in der Regel besser bezahlen.

Diese Faktoren bestimmen Ihr Einkommen:

• Spezialisierung. Wer für eine klare Zielgruppe arbeitet, etwa Therapiepraxen, Handwerksbetriebe oder Onlineshops, kennt deren Abläufe und kann das im Preis zeigen.
• Auslastung. Viele Kunden buchen nur wenige Stunden im Monat. Für ein volles Pensum brauchen Sie entsprechend viele Kunden, und deren Betreuung kostet selbst Zeit.
• Erreichbarkeit. Kurze Reaktionszeiten sind ein Verkaufsargument, binden aber Ihre Zeit. Legen Sie fest, wann Sie erreichbar sind, und rechnen Sie Bereitschaft nicht kostenlos ein.
• Kanal. Direktkunden zahlen den vollen Betrag, auf Marktplätzen geht eine Servicegebühr ab.

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Das folgende Beispiel zeigt nur die Rechenlogik. Alle Werte sind angenommen und keine Marktpreise. Die Tage pro Jahr entsprechen dem Beispiel im Ratgeber Freelancer werden, damit sich beide Rechnungen vergleichen lassen.

Schritt	Annahme	Ergebnis
Gewünschter Gewinn vor Steuer und Sozialversicherung	36.000 Euro
Betriebskosten im Jahr (Software, Hardware, Versicherung)	3.000 Euro
Nötiger Jahresumsatz	36.000 + 3.000	39.000 Euro
Werktage im Jahr	260
Abzüglich Urlaub, Feiertage, Krankheit	25 + 10 + 10 Tage	215 Arbeitstage
Verrechenbare Stunden pro Arbeitstag	5 von 8	1.075 Stunden im Jahr
Nötiger Stundensatz direkt beim Kunden	39.000 / 1.075	rund 36 Euro
Nötiger Satz bei 10 Prozent Plattformgebühr	36,28 / 0,90	rund 40 Euro

Die 10 Prozent in der letzten Zeile sind ein Beispielwert, die tatsächliche Gebühr hängt von der Plattform ab. Können Sie nur vier statt fünf Stunden am Tag verrechnen, steigt der nötige Satz bei sonst gleichen Annahmen auf rund 45 Euro. Gerade bei virtueller Assistenz ist das realistisch, weil Abstimmung mit vielen kleinen Kunden Zeit kostet.

Für Stundenpakete rechnen Sie den Satz einfach hoch. Bei 36 Euro kostet ein Paket mit zehn Stunden im Monat 360 Euro. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen in den Stundensatz-Rechner ein.

Was Sie brauchen

Für den Start brauchen Sie vor allem Organisationstalent, sichere Kenntnisse in E-Mail, Kalender und Office-Programmen sowie eine saubere rechtliche Grundlage. Die Ausgaben sind gering.

• Eine Anmeldung. Welche Gewerbeberechtigung oder Anmeldung Sie brauchen, hängt vom Land und von den Aufgaben ab. Die Details stehen weiter unten in der Länder-Übersicht.
• Werkzeuge. Laptop, stabile Internetverbindung, ein Passwortmanager und eine Zeiterfassung. Für die Arbeit nutzen Sie meist die Konten des Kunden.
• Ein Vertrag. Neben Leistung, Preis und Paketregeln gehört bei virtueller Assistenz fast immer eine Vereinbarung zum Datenschutz dazu.
• Referenzen. Frühere Bürojobs, Ehrenämter oder Projekte zählen. Beschreiben Sie konkret, was Sie organisiert haben.

Die Grenze zur Buchhaltung

Buchhaltung und Lohnverrechnung für andere sind in Österreich und Deutschland geschützte Tätigkeiten. Wer sie ohne Berechtigung anbietet, riskiert Strafen.

In Österreich behält § 3 des Bilanzbuchhaltungsgesetzes 2014 die Geschäftsbuchhaltung einschließlich Einnahmen-Ausgaben-Rechnung den Buchhaltern vor. Die Lohn- und Gehaltsverrechnung für Dritte gehört zum Berechtigungsumfang der Personalverrechner. Bilanzbuchhalter umfassen beide Bereiche und dürfen zusätzlich bis zu bestimmten Größenmerkmalen bilanzieren, Voraussetzung ist laut WKO eine umfangreiche Fachprüfung. Die Berufsberechtigung vergibt die Bilanzbuchhaltungsbehörde. Auch das freie Gewerbe Büroservice deckt laut WKO keine Tätigkeiten ab, die anderen reglementierten Gewerben oder freien Berufen vorbehalten sind.

In Deutschland ist Hilfe in Steuersachen nach dem Steuerberatungsgesetz geschützt. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erlaubt das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung nur, wenn dafür eine Person verantwortlich ist, die nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden gearbeitet hat.

Was das praktisch heißt, ist eine Einschätzung: Belege einsammeln, scannen, benennen und an die Steuerberatung weitergeben dürfte in der Regel unproblematisch sein. Sobald Sie Belege kontieren oder Löhne abrechnen, brauchen Sie die passende Qualifikation. Klären Sie Grenzfälle vorab mit der Bilanzbuchhaltungsbehörde, der WKO oder der IHK.

Datenschutz: der Auftragsverarbeitungsvertrag

Wer im Postfach, Kalender oder Kundenverzeichnis eines Kunden arbeitet, verarbeitet Personendaten in dessen Auftrag. In der EU ist das eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der Kunde darf nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Grundlage ist ein Vertrag, der schriftlich abgefasst sein muss, elektronisch ist das ebenfalls möglich. Laut Formulierungshilfe der saarländischen Datenschutzaufsicht gehören hinein: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und betroffene Personen, Ihre Bindung an Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Regeln für Subunternehmer, Unterstützung bei Datenpannen und Auskunftsrechten sowie Löschung oder Rückgabe der Daten am Ende. Weitere Dienstleister, etwa ein Tool, in dem Sie Kundendaten speichern, dürfen Sie nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO nur mit Genehmigung des Kunden einsetzen.

In der Schweiz regelt Art. 9 DSG die Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter. Sie dürfen die Daten nur so bearbeiten, wie der Kunde es selbst dürfte, und einen Dritten nur mit vorgängiger Genehmigung einschalten. Muster für solche Verträge bieten Kammern und Verbände an.

Scheinselbständigkeit vermeiden

Virtuelle Assistenz rutscht leicht in die Nähe eines Arbeitsverhältnisses, wenn Sie für einen einzigen Kunden zu festen Zeiten nach Weisung arbeiten. Entscheidend ist in allen drei Ländern, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird, nicht wie der Vertrag heißt.

In Österreich prüft die Sozialversicherung, ob persönliche und wirtschaftliche Abhängigkeit überwiegen. Der Kriterienkatalog der WKO Oberösterreich nennt dafür etwa vorgegebene Arbeitszeit und Arbeitsort, Weisungsbindung, persönliche Arbeitspflicht ohne Vertretungsmöglichkeit, Kontroll- und Berichtssysteme, beigestellte Arbeitsmittel und fehlendes Unternehmerrisiko. Für Selbständigkeit sprechen freie Zeiteinteilung, eine generelle Vertretungsregelung, eigene Betriebsmittel und ein unbeschränkter Kundenkreis. Über das Sozialversicherungs-Zuordnungsgesetz können Sie und Ihr Auftraggeber eine Prüfung beantragen, deren Ergebnis Sozialversicherung und Finanzamt bindet, solange die Angaben stimmen.

In Deutschland können Auftraggeber und Auftragnehmer nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund feststellen lassen, ob eine Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt. Die DRV entscheidet nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt, kann eine festgestellte Beschäftigung unter bestimmten Voraussetzungen erst mit der Entscheidung beginnen.

In der Schweiz beurteilt die AHV-Ausgleichskasse den Status. Die Schwellen dazu stehen weiter unten in der Länder-Übersicht.

Steuer und Anmeldung

Ob Sie ein Gewerbe anmelden, ab wann Sie eine Steuererklärung abgeben und wann Sozialversicherung anfällt, hängt vom Land und vom Umfang Ihrer Tätigkeit ab. Die konkreten Grenzen, Fristen und Zuständigkeiten für Österreich, Deutschland und die Schweiz stehen weiter unten in der Länder-Übersicht. Die allgemeinen Regeln für alle Online-Einnahmen erklärt die Seite Grundlagen zu Steuer, Gewerbe und Sozialversicherung. Wer neben einer Anstellung startet, findet zusätzliche Hinweise im Ratgeber Nebenjob neben Vollzeit, etwa zur Erlaubnis des Arbeitgebers.

Schritt für Schritt starten

1. Angebot zuschneiden. Wählen Sie drei bis fünf Aufgaben, die Sie sicher beherrschen, und eine Zielgruppe, deren Alltag Sie kennen.
2. Grenzen festlegen. Schreiben Sie auf, was Sie nicht anbieten, etwa Buchhaltung oder Lohnverrechnung ohne Berechtigung.
3. Anmeldung klären. Klären Sie die passende Anmeldung für Ihr Land, bevor die erste Rechnung rausgeht.
4. Stundensatz und Pakete berechnen. Rechnen Sie Ihren Satz mit realistischer Auslastung und leiten Sie daraus zwei oder drei Pakete ab.
5. Verträge vorbereiten. Legen Sie eine Vorlage für Angebot, Vertrag und Auftragsverarbeitung an, mit Regeln zu Erreichbarkeit und nicht genutzten Stunden.
6. Sicher arbeiten. Nutzen Sie einen Passwortmanager, Zwei-Faktor-Anmeldung und getrennte Zugänge je Kunde statt geteilter Passwörter.
7. Erste Kunden ansprechen. Starten Sie im eigenen Netzwerk und bieten Sie ein kleines, klar beschriebenes Einstiegspaket an.
8. Referenzen sammeln. Bitten Sie nach den ersten Wochen um eine kurze Rückmeldung, die Sie zeigen dürfen.
9. Preise überprüfen. Vergleichen Sie nach einigen Monaten erfasste Zeit und Paketpreis und passen Sie den Preis an.

Wo Sie als virtuelle Assistenz die ersten Kunden finden

Die ersten Kunden kommen meist aus dem eigenen Umfeld, weil virtuelle Assistenz viel Vertrauen voraussetzt. Wer Ihnen Zugang zum Postfach gibt, will Sie in der Regel vorher kennen.

• Im eigenen Netzwerk. Frühere Vorgesetzte, Selbständige im Bekanntenkreis und Kontakte aus Vereinen sind oft die schnellsten ersten Kunden.
• Über Unternehmerrunden. Lokale Netzwerktreffen, Gründerstammtische und Branchengruppen bringen Sie mit Selbständigen zusammen, die Entlastung suchen.
• Über Marktplätze. Upwork, Fiverr und Malt vermitteln auch Assistenzaufträge, behalten aber eine Servicegebühr ein. Die Gebühren vergleicht der Ratgeber Freelancer werden, wie Fiverr im Alltag funktioniert, zeigt der Ratgeber Fiverr für Verkäufer.
• Über eine eigene Seite. Eine einfache Website oder ein Profil mit Leistungen, Paketen und Kontakt macht Sie auffindbar.
• Über Empfehlungen. Zufriedene Kunden kennen andere Selbständige mit demselben Problem. Fragen Sie aktiv nach.

Häufige Fehler

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Arbeit selbst, sondern bei Grenzen, Verträgen und Preisen.

• Buchhaltung mit anbieten. Kontieren und Lohnabrechnung ohne Berechtigung können in Österreich und Deutschland Strafen nach sich ziehen.
• Kein Vertrag zum Datenschutz. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt beiden Seiten die rechtliche Grundlage.
• Unbegrenzte Erreichbarkeit. Wer jederzeit antwortet, verkauft Bereitschaft, ohne sie zu berechnen.
• Unklare Paketregeln. Ohne Regel zu nicht genutzten Stunden entsteht leicht Streit.
• Zu niedriger Satz. Abstimmung, Einarbeitung und eigene Verwaltung sind nicht verrechenbar und müssen im Satz stecken.
• Nur ein Kunde zu festen Zeiten. Das ist wirtschaftlich riskant und kann als Dienstverhältnis gewertet werden.
• Geteilte Passwörter. Zugangsdaten per E-Mail oder Chat sind ein Sicherheitsrisiko für Sie und den Kunden.

Vergleich mit verwandten Modellen

Virtuelle Assistenz liegt zwischen klassischem Freelancing und einer Teilzeitanstellung. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede als Orientierung.

Modell	Typische Leistung	Abrechnung	Worauf Sie achten
Virtuelle Assistenz	Laufende Büro- und Organisationsaufgaben	Stunden oder Pakete	Abgrenzung zur Buchhaltung, Datenschutz, mehrere Kunden
Freelancing im Fachgebiet	Projekte wie Texte, Design oder Programmierung	Festpreis oder Stunden	Nutzungsrechte, klarer Projektumfang
Buchhaltung mit Berechtigung	Buchhaltung und Lohnverrechnung	Monatspauschale oder Stunden	Fachprüfung oder Ausbildung mit Praxis nötig
Teilzeitanstellung im Büro	Assistenz vor Ort oder im Homeoffice	Gehalt	Fixe Zeiten, dafür Sozialversicherung über den Arbeitgeber

Für wen es sich lohnt

Virtuelle Assistenz lohnt sich für Menschen, die gern organisieren, zuverlässig arbeiten und sicher mit digitalen Werkzeugen umgehen. Der Einstieg kostet wenig Geld, verlangt aber eine saubere Anmeldung, einen Vertrag zum Datenschutz und einen Stundensatz mit realistischer Auslastung. Wer mehrere Kunden aufbaut und die Grenze zur Buchhaltung respektiert, hat eine solide Basis. Wer lieber feste Zeiten und einen einzigen Arbeitgeber hat, ist mit einer Teilzeitstelle in der Regel besser bedient.